Кейс Kinderly Next × Umai
«Мы не знали, кто нам должен»: как центр творчества и развития Kinderly Next избавился от долгов и окупил CRM с первого ученика
Администратор напоминает об оплате. Родитель обещает «завтра». А ребёнок тем временем уже вторую неделю ходит на занятия.
Знакомо? Так живёт почти каждый детский центр — от небольшого помещения на 80 квадратных метров до частной школы. Так жил и Kinderly Next, пока не перешёл с тетради на Umai.
Итог за 30 секунд
Доход центра вырос почти на 1 млн тенге в месяц. Годовой тариф Umai окупился в первый же месяц.
О Kinderly Next. Детский центр развития и творчества в Астане, работает с 2025 года. Дети от 6 до 18 лет занимаются подготовкой к школе, английским и казахским, рисунком, шахматами и музыкой, есть продлёнка.
Центр, который держался на одном человеке
До Umai в Kinderly Next было так:
• расписание — в Excel;
• оплаты — в тетради и по чекам в WhatsApp;
• переписка с родителями — в личном телефоне администратора;
• лист ожидания — в её блокноте.
Кто заплатил, у кого заканчиваются занятия, кто ждёт новую группу, кому обещали перезвонить — всё это знала только администратор. Руководитель видела центр только через её слова.
Работало это ровно до того момента, когда директор запустила рекламу под новую группу и захотела увидеть цифры.
«Мы заплатили таргетологу 100 000 тенге и выделили $500 рекламного бюджета в тот месяц. Администратор уверяла, что у неё всё под контролем, что записи от клиентов растут и скоро мы сможем запустить группу. Когда я начала её торопить и вдаваться в детали — взяли ли предоплату за место в группе, сколько человек реально ждут, а кто просто интересовался, как работает реклама, — администратор заболела, и больше на работе мы её не видели».
— Камилла Шунгарина, директор Kinderly Next
Вместе с администратором ушла и тетрадь. А в ней — лист ожидания с заявками, за которые центр уже заплатил рекламой.
CRM была нужна, но внедрять её было страшно. У центра уже был неудачный опыт с Битрикс24: сотрудники так и не стали в нём работать. Директор боялась, что история повторится.
Сколько на самом деле стоит тетрадь
Тетрадь кажется бесплатной. Но даже небольшому центру она обходится примерно в 300 000 тенге в месяц. Деньги утекают тремя путями.
1. Время администратора. Сверка тетради с кассой, напоминания об оплате и вечное «сколько занятий осталось?» забирают 10–12 часов в неделю. Это полтора рабочих дня, которые уходят не на родителей и продажи, а на бумаги.
2. Долги. В среднем центре долг есть у каждого десятого ученика — это около 500 000 тенге на филиал. Часть не возвращается никогда: ребёнок уходит, а напоминать уже неловко.
3. Потерянные заявки. Сообщение родителя на личный номер легко теряется среди десятков чатов. А за каждую такую заявку вы уже заплатили рекламой.
Посчитаем скромно. Центр теряет всего одну заявку за рабочий день — около 20 в месяц. Заявка стоит около $5 рекламы, в оплату превращается 10%, абонемент — 25 000 тенге в месяц, ребёнок занимается в среднем 4 месяца.
Для сравнения: год Umai на максимальном тарифе стоит 1 080 000 тенге. Это более чем в 3 раза меньше, чем центр теряет без контроля над заявками и оплатами.
Подставьте свои цифры: сколько заявок в день теряет ваш центр и сколько стоит ваш абонемент?
Как внедряли: сначала деньги, потом заявки
Главное решение — не включать всё сразу. Именно так в Kinderly избежали повторения истории с Битриксом.
Шаг 1. Оплаты и посещаемость
• За один день перенесли базу учеников из Excel и завели всем абонементы.
• Каждая оплата теперь — абонемент с числом занятий, авансом или долгом.
• Педагог отмечает, кто пришёл, и система сама списывает занятие. Заодно видит, сколько заработал за месяц.
Роли простые: директор руководит внедрением, администратор работает в системе каждый день. Педагогам нужно уметь только одно — отмечать посещаемость.
Итог первого месяца: 46 новых абонементов и 151 занятие в системе. Первые недели сотрудники на всякий случай вели и тетрадь, и систему. Через месяц тетради убрали в стол — цифры в Umai сходились лучше.
Шаг 2. Заявки и ИИ (лето 2026)
Когда центр увеличил рекламу, к CRM подключили WhatsApp и Instagram. Теперь:
• любое сообщение родителя сразу становится заявкой и не теряется в личных чатах;
• вне рабочего времени заявки разбирает ИИ: расшифровывает голосовые, понимает, насколько родитель готов записаться, предлагает группы со свободными местами и записывает на пробное;
• роботы сами напоминают о пробном занятии и об оплате и собирают обратную связь.
«У ребёнка остаются два занятия. Администратор видит это в системе, родитель получает напоминание в WhatsApp — и к первому занятию нового месяца абонемент уже оплачен. Если ребёнок продолжает ходить без оплаты, это сразу видно на главной странице. Если родитель внёс аванс и попросил подождать до зарплаты, это тоже зафиксировано. Раньше мы узнавали о долге, когда ребёнок уже неделю-две ходил бесплатно, а сверка чеков в WhatsApp отнимала уйму времени».
— Камилла Шунгарина, директор Kinderly Next
Что получил руководитель
0 просроченных долгов. Дело не в строгих администраторах. Система заранее видит конец абонемента и напоминает родителю до того, как появится долг.
В 9 раз больше заявок в работе. В июне в CRM было 18 заявок, в сентябре — 169. Часть роста дала реклама, но главное другое: раньше заявки просто не учитывались. Только за сентябрь в систему пришло 2 309 сообщений в WhatsApp. И впервые стало видно, какая реклама реально приводит родителей.
Конверсия выросла с 10 до 17%. На пробное занятие теперь приглашают вдвое больше родителей. Руководитель видит, кто из сотрудников лучше переводит пробные в оплаты, а зарплату администратора перевели на процент с продаж.
Минус 8 часов рутины в неделю. Вместо 10–12 часов на бумаги — не больше 3. Выручку больше не считают вручную: руководитель открывает один отчёт и видит, какие группы укомплектованы, а где нужен донабор.
Сколько это стоило
Кроме роста продаж, центр получил аналитику, учёт посещаемости, расчёт зарплат и связь с родителями в одном месте.
Совет от директора
«Мы думали, что CRM нужна большим компаниям. Оказалось, она нужна в тот день, когда вы впервые не можете вспомнить, заплатил ли родитель. Начинайте с оплат — эффект увидите в первый же месяц».
— Камилла Шунгарина, директор Kinderly Next
Узнали свой центр?
Тетрадь оплат, заявки в личных чатах, сверка в конце месяца? Начните с того же, с чего начал Kinderly:
1. Перенесите базу учеников и абонементы в Umai — мы поможем с переносом.
2. Попросите педагогов отмечать посещаемость в приложении.
3. Когда оплаты в порядке, подключите WhatsApp и Instagram.
Первые 7 дней — бесплатно.
[Попробовать Umai бесплатно →]