RU KZ EN
Log in Try for free Demo account

Umai CRM vs Excel: когда таблиц уже недостаточно

Excel помогает «на старте», но когда появляется команда, продажи из мессенджеров и регулярные оплаты — начинается ручной контроль: ответственные теряются, версии таблиц расходятся, напоминания забываются.

  • Контроль ответственных и задач, а не «кто посмотрит таблицу»
  • WhatsApp/Instagram рядом с карточкой ученика
  • Расписание, посещаемость, абонементы и заморозки
  • Оплаты, долги и отчёты для руководителя
  • Роботы: задачи, напоминания, комментарии
  • Данные размещаются на серверах в Казахстане
Попробовать бесплатно Тарифы Сравнить с другими
Обновлено: • Сравнение дано в общем виде и может отличаться от вашей конкретной схемы учёта.
Скрин интерфейса Umai CRM
1–2 дняонбординг и старт
Задачи и роботыконтроль вместо ручных напоминаний
Оплаты и долгивидно сразу, кто просрочил
Серверы в РКданные в Казахстане

Главная разница

Главная разница: Excel не даёт контроля ответственных и связности данных, Umai даёт единый контур и автоматизацию.

Переходите на Umai CRM, если

  • Есть команда и нужно распределять ответственность
  • Есть регулярные оплаты/долги и нужен контроль
  • Продажи идут в WhatsApp/Instagram и важен контекст
  • Нужны роботы: задачи, напоминания, авто‑комментарии

Excel может быть норм, если

  • Центр маленький и всё контролирует один человек
  • Нет задач по автоматизации и распределению ролей
  • Ошибки/дубли не приводят к финансовым потерям
  • Коммуникации не нужно фиксировать в карточке клиента
Быстрый тест: если у вас регулярно появляются «две версии файла», долги «где-то в чате» и забытые обещания — вы уже переросли таблицы.

Таблица сравнения Umai CRM и Excel

Сравниваем по тому, что важно учебным центрам: коммуникации, учёт занятий, финансы, контроль и автоматизация.

Критерий
Umai CRM
Excel
Запуск
Обычно 1–2 дня
Сразу
Единая карточка клиента/ученика
Нет
Коммуникации (WhatsApp/Instagram)
Отдельно
Расписание, группы и занятия
Ручной учёт
Посещаемость, абонементы, заморозки
Формулы/ручные списания
Оплаты, долги, фин. отчёты
Зависит от дисциплины
Контроль ответственных и задач
Вручную
Автоматизация (роботы)
Почти нет
Доступы и аудит действий
Ограниченно

Сценарии, где Umai заменяет Excel

Когда таблиц становится много, появляется «рассинхрон»: разные версии, забытые оплаты и потерянные лиды. Эти сценарии Umai закрывает системно.

Переписка и контекст

Переписка и история обращений в карточке — без разрозненных чатов и заметок.

  • Чат рядом с карточкой ученика
  • Статус и следующий шаг фиксируются сразу
  • Ответственный и сроки видны всем

Посещаемость и списания

Занятия связаны с оплатами и абонементами — видно остатки, заморозки и пропуски без пересчётов.

  • Автосписания и заморозки по правилам
  • Остатки занятий и долги видны сразу
  • Отчёты по группам и нагрузке в два клика

Долги и напоминания

Видно, кто должен и за что, а система напомнит клиенту автоматически.

  • Статус оплаты в карточке, не в Excel
  • План‑факт и выручка по филиалам
  • Автонапоминания по просрочкам

Филиалы и доступы

Единые правила для сети, при этом каждый филиал видит только своё.

  • Роли и доступы под функции
  • Сводная отчётность по сети
  • Журнал действий для контроля

Кому подходит Umai вместо Excel

Эти «портреты» помогают понять, пора ли из таблиц в систему.

Umai CRM — ваш выбор, если

  • Есть продажи и регулярные оплаты (важен контроль долгов)
  • Есть команда и нужно распределять ответственность
  • Продажи идут через WhatsApp/Instagram
  • Есть филиалы/несколько групп и нужна аналитика
  • Нужны роботы: задачи, комментарии, напоминания

Excel — может подойти, если

  • Центр маленький и всё контролирует один человек
  • Нет потребности в задачах и автоматизации
  • Коммуникации не нужно фиксировать в карточке
  • Ошибки и дубли не приводят к финансовым потерям

Переезд с Excel без стресса

Переносим базу и настраиваем ключевые процессы — чтобы вы вышли из «ручного режима» за 1–2 дня.

  1. Шаг 1

    Аудит таблиц и процессов

    Собираем ключевые таблицы, поля и правила учёта, фиксируем «как должно работать».

  2. Шаг 2

    Импорт базы

    Переносим учеников/лидов, группы и абонементы (по согласованной структуре).

  3. Шаг 3

    Настройка контроля

    Роли, статусы, задачи и напоминания — чтобы ничего не терялось и всё было у ответственных.

  4. Шаг 4

    Обучение и быстрый запуск

    Обучаем администраторов и руководителя, запускаем пилот и закрепляем правила работы.

Важно: мы заранее согласуем, какие поля и связи переносим из таблиц. Если есть «разные версии» Excel — приведём к одной структуре перед импортом.

Хотите проверить Umai на своём кейсе?

Запустите пилот и сравните работу команды на реальных процессах: лиды, переписка, посещаемость, оплаты, задачи и автоматизация.

Частые вопросы

Excel можно оставить для финансов, а CRM использовать отдельно?
Можно, но лучше избегать «двух истин»: когда оплаты и статусы живут в разных местах. В Umai финансы связаны с учеником/группой — это уменьшает ошибки.
Когда точно пора уходить из таблиц?
Когда появляется команда, несколько филиалов/групп, регулярные долги и необходимость контроля ответственных. Обычно это происходит раньше, чем кажется.
Можно ли перенести данные из Excel?
Да. Согласуем структуру, приведём таблицы к одному формату и импортируем базу. Дополнительно настроим роли, статусы и шаблоны.
Есть ли задачи и напоминания?
Да. В Umai задачи можно ставить вручную и через роботов по событиям: просрочка оплаты, пропуск, смена статуса лида и т.д.
Где хранятся данные клиентов?
Umai — отечественный продукт: данные размещаются на серверах в Казахстане, с резервированием и контролем доступов.
Сколько стоит Umai CRM и есть ли бесплатный тест?
Есть пилот/тестовый запуск: поможем перенести базу и настроить ключевые процессы. Актуальные тарифы смотрите на странице тарифов — они зависят от масштаба и набора функций.
Можно ли настроить доступы для сотрудников?
Да. В Umai есть роли и права доступа, а также контроль действий в системе — это помогает безопасно работать командой и управлять филиалами.
Какие проблемы в Excel встречаются чаще всего при росте?
Обычно это «две версии таблицы», потерянный контекст переписки, ручной контроль долгов и отсутствие задач ответственным. В итоге появляются ошибки и потери выручки.
Сколько стоит переезд и что входит?
Зависит от объёма ваших таблиц и структуры. Обычно в запуск входит согласование формата, импорт базы, базовые настройки и обучение команды.
Есть ли аудит действий (кто и что менял)?
Да. В Umai есть контроль действий — можно понимать, кто вносил изменения и управлять ответственными.

Итог по выбору CRM

Excel — инструмент, но не система. Если важно «кто отвечает», «что делать дальше» и «какая стадия у клиента/ученика» — нужен единый контур.

Переходите на Umai CRM, если

Таблицы уже не выдерживают нагрузку: больше лидов, больше оплат, больше ответственных и больше ошибок.

  • Нужны задачи ответственным и контроль исполнения
  • Продажи идут в WhatsApp/Instagram и нужен контекст
  • Важно видеть долги, выручку и аналитику по филиалам
  • Нужны роботы: напоминания и авто‑комментарии

Excel может быть норм, если

Центр маленький, продаж немного и все процессы держатся «на одном человеке».

  • Нет командной работы и распределения ролей
  • Нет необходимости фиксировать коммуникации
  • Ошибки и дубли не критичны
  • Автоматизацию пока не планируете

Как мы сравниваем (и как читать страницу)

Здесь сравнение таблиц и CRM для учебного центра. Мы оцениваем объём ручной работы, управляемость процессов и риски ошибок при росте команды и количества оплат.

Методология

Сравниваем по управляемости процессов и прозрачности контроля, а не по удобству отдельных таблиц.

  • Контроль ответственных и задач: кто делает и когда
  • Единая карточка ученика: переписка, оплаты, абонементы
  • Автоматизация: напоминания, комментарии, сценарии
  • Риски роста: дубли данных, разные версии файлов, потери выручки

Когда Excel ещё ок (и когда уже нет)

Порог обычно наступает при росте команды, количества оплат и ответственности за данные.

  • Подходит: 1 администратор, немного групп, нет филиалов, минимум долгов
  • Становится рискованно: появляются задачи ответственным, регулярные долги, рост лидов
  • Рекомендуем CRM: сеть филиалов, расчёт зарплат, контроль доступа и аудит

Типовые ошибки при переходе

Чаще всего они возникают из‑за несогласованной структуры данных и отсутствия ответственного за запуск.

  • Переносят данные без предварительной подготовки структуры и обязательных полей
  • Не закрепляют правила учёта (оплаты, абонементы, остатки) и ответственных
  • Не настраивают роли и доступы, из‑за чего снижается качество данных
  • Не запускают пилот на одном филиале/направлении перед масштабированием

Авторство и обновления

Материал подготовлен командой Umai CRM на основе практики внедрений. Дата обновления: .

  • Поможем привести таблицы к единому формату и запустить пилот
  • Данные хранятся на серверах в Казахстане, с резервным копированием и контролем доступов